Wie würdet ihr euch entscheiden? (DMS)

[Raven]

Ich war ja schon länger auf der Suche nach einem DMS und habe mir jetzt zwei Systeme vorstellen lassen. Beide Systeme haben Vor- und Nachteile und ich bin jetzt unsicher für welches ich mich entscheiden soll. Vielleicht habt ihr ja Erfahrung mit einem der beiden Systeme?

1. BvL

Vorteil:
- Intuitive/Einfache Bedienung
- Viele Automatismen, die keine manuelle Verschlagwortung/Indexierung benötigen
- Der Mitarbeiterin, die am meisten damit arbeiten muss, gefällt es
- Günstiger als andere DMS-Systeme

Nachteil:
- Separate Systemumgebung wird installiert (Noch mehr Hardware), da Integration in bestehende Systeme nicht möglich
- Dadurch auch zusätzliche Datensicherung
- Der IT'ler "mag" es nicht, dadurch ist von der Seite keine Hilfe zu erwarten, sondern nur über BvL direkt


2. ecoDMS

Vorteil:
- Kommt über unseren IT'ler, so dass der Support (hoffentlich) sichergestellt wäre
- Dadurch auch automatische Integration in unsere Datensicherung
- Noch günstiger als BvL

Nachteil:
- Ein paar kleinere Funktionen, die BvL angeboten hat, werden nicht abgedeckt, könnten aber über Umwege ausgeglichen werden
- Verschlagwortung/Zuordnung jedes Belegs notwendig


-> Hat einer von euch evtl schon Erfahrungen mit den Systemen?
-> Wie wichtig ist es den IT-Dienstleister "bei Laune" zu halten bzw seinen Wünschen zu entsprechen?
-> Oder wäre es besser nach dem "Gusto" der Mitarbeiterin zu gehen?
Help

 

[dARRRRRk lord]

Ich würde aufgrund der Automatismen BvL wählen. Irgendwann wird die verschlagwortung nur noch unzureichend vorgenommen und du wirst die Krise kriegen

 

[Smarty]

Leider mit beiden keine Erfahrung, aber ist es hilfreich für dich, zu den anderen beiden (oder drei) Fragen die Prioritätensetzung zu hinterfragen?

Mitarbeiterin: Manche sind flexibler, lernwilliger und auch lernfähiger in Sachen IT als andere, aber das weißt du selbst. Bei mir in der Abteilung gibt es Bürosachbearbeiterinnen, die das ganze Spektrum abbilden, leider stereotyp nach der Regel "je älter, desto wichtiger ist es, dass sie von Anfang an gut damit zurechtkommt".

IT-Dienstleister: Ähnliches gilt natürlich für den. Wie wichtig ist die Rolle des Dienstleisters denn bei euch? Seid ihr relativ autark und braucht ihn nur ab und an oder läuft ohne ihn fast nichts?

Bonusfrage: Weißt du, wie gut die automatische Verschlagwortung von BvL ist? Wenn sie gut ist, kann das nicht nur eine Menge Zeit (und damit im Zweifelsfall Geld) sparen, sondern auch die Qualität der Verschlagwortung enorm verbessern. Wenn sie schlecht ist, kann sie natürlich zu vielen falschen Treffen oder - noch blöde - unvollständigen Suchergebnissen führen, wenn die Mitarbeiterin nicht sehr gewissenhaft ist. Bei meinem Arbeitgeber (ohne automatische Verschlagwortung) läuft das leider auch ziemlich schlecht, ich verbringe öfter etwas Zeit mit unnötigem Suchen.
Bei paperless habe ich aus verschiedenen Bereichen sehr positive Berichte über die automatische Verschlagwortung gehört, vom Prinzip her scheint mir das also viel Potenzial zu haben. Das Ganze ist ja umso relevanter, je mehr und je vielfältigere Dokumente ihr habt.

 

[Metroid2]

Das eine ist Zertifiziert - dat andere Rechtssicher gesichert. Habs jetzt aber auch nur mal überflogen.

 

[Raven]

Leider mit beiden keine Erfahrung, aber ist es hilfreich für dich, zu den anderen beiden (oder drei) Fragen die Prioritätensetzung zu hinterfragen?

Mitarbeiterin: Manche sind flexibler, lernwilliger und auch lernfähiger in Sachen IT als andere, aber das weißt du selbst. Bei mir in der Abteilung gibt es Bürosachbearbeiterinnen, die das ganze Spektrum abbilden, leider stereotyp nach der Regel "je älter, desto wichtiger ist es, dass sie von Anfang an gut damit zurechtkommt".

IT-Dienstleister: Ähnliches gilt natürlich für den. Wie wichtig ist die Rolle des Dienstleisters denn bei euch? Seid ihr relativ autark und braucht ihn nur ab und an oder läuft ohne ihn fast nichts?

Bonusfrage: Weißt du, wie gut die automatische Verschlagwortung von BvL ist? Wenn sie gut ist, kann das nicht nur eine Menge Zeit (und damit im Zweifelsfall Geld) sparen, sondern auch die Qualität der Verschlagwortung enorm verbessern. Wenn sie schlecht ist, kann sie natürlich zu vielen falschen Treffen oder - noch blöde - unvollständigen Suchergebnissen führen, wenn die Mitarbeiterin nicht sehr gewissenhaft ist. Bei meinem Arbeitgeber (ohne automatische Verschlagwortung) läuft das leider auch ziemlich schlecht, ich verbringe öfter etwas Zeit mit unnötigem Suchen.
Bei paperless habe ich aus verschiedenen Bereichen sehr positive Berichte über die automatische Verschlagwortung gehört, vom Prinzip her scheint mir das also viel Potenzial zu haben. Das Ganze ist ja umso relevanter, je mehr und je vielfältigere Dokumente ihr habt.

Vielen Dank für deinen ausführlichen Kommentar.

Mitarbeiterin: Sie ist mein Goldnugget. Sie arbeitet sich in der EDV in Dinge ein, bei denen alle anderen aufgeben, hat immer eine Idee und top Ergebnisse. Sie würde sich in beide Programme reinfuchsen können, aber ich muss ihr recht geben, ecoDMS sah etwas chaotischer und unstrukturierter aus. Sie käme damit zu recht, aber wenn sie so etwas schon sagt, frage ich mich das gleiche, wie du gefragt hast: Wie würden ältere und/oder technisch nciht so versierte Mitarbeiter damit zurecht kommen?

IT-Dienstleister: Ohne den läuft leider nichts. (Genau so wie ohne meinen Goldnugget). Die beiden zusammen halten die EDV bei uns am Kacken. Egal was ist, einer von beiden hat eine Lösung. Wenn unsere EDV nciht läuft, läuft gar nichts. Allein 30 Minuten für einen Serverneustart im laufenden Tagesgeschäft müssen gut geplant sein, weil in den 30 Minuten sonst wirklich ALLE nur fürs Däumchen drehen bezahlt werden.

Bonusfrage: Die Präsentation der automatischen Verschlagwortung wurde uns vorgeführt und sah ziemlich gut aus. Es war auch ein "nicht vorbereiteter" Beleg (von uns). Aber natürlich könnte das auch ein Glückstreffer gewesen sein. Wir haben für ein DMS in einer anderen Abteilung Verschlagwortungs-Regeln aufgestellt und auch Pflichtfelder und "nur Auswahlfelder" eingesetzt. Es war trotzdem so aufwändig, dass die Mitarbeiter überfordert waren und daher dieses DMS für die jetzigen Aufgaben gar nicht in Frage kommt.

Welche Art von Belegen? Gar nicht so viele verschiedene, aber da wir über 500 Verfahren gleichzeitig betreuen, ist die reine Anzahl an Belegen enorm.