Wer >1000 ungelesen Emails hat, hat die Kontrolle über sein Leben - ähm Postfach - verloren
Ich würde die Kollegen in 2 Sorten einteilen: 1) Hohes Management, die nur noch den Posteingang zum "Nachlesen" haben und dringende Kommunikation eigentlich nur noch per Telefon oder Instant-Messenger läuft. Da kann ichs nachvollziehen weil sie keine Kontrolle mehr drüber haben wer ihnen was schickt und sie mehr oder weniger nur noch Entscheidungstreffer sind, denen wichtige Informationen in Gremien noch mal vorgekaut werden b) "normale" Mitarbeiter / Projektleiter / unteres Management: da empfinde ich es als Versagen, weil die Email ein sinnvolles Kommunikationsmittel wäre, es aber bei diesen Kandidaten nicht mehr funktioniert und das für alle anderen Scheisse ist. Kombination aus Arroganz und Unfähigkeit. Warum?
*Man kann dafür sorgen, dass man nicht auf jeder Email landet - Themen und Entscheidungen tatsächlich delegieren und nicht weiterhin auf cc bleiben.
*Für Projekte andere Plattformen einfordern (confluence, wiki, mattermost, whatever)
*Automatisierte Emails (Prozesse, Reports,...) mit Regeln abfrühstücken
*Bei den wilden Email-Spammer der Firma / Abteilung für anderes Verhalten sorgen
*Email-Bearbeitungs-Zeitfenster einplanen
*Wenn man mehr Aufgaben rein bekommt als man mittelfristig abarbeiten kann, das an die Quelle / Chef zurückmelden und nicht einfach das Fass weiter überlaufen lassen
Natürlich setzt das voraus, dass man einen gewissen Gestaltungsspielraum hat und/oder von seinem Chef das bekommt. Aber wenn dem nicht so ist, würde ich auch nicht damit arbeiten wollen, da klar ist, dass viele Menschen (und damit ich) auf Dauer durch "mein Verhalten" frustriert werden.
Mit den oben genannten Punkten komme ich eigentlich super zurecht. Ich habe für wiederkehrende, spezielle Themen Regeln für Unterordner, der Rest bleibt im Posteingang. Dabei die eiserne Regel "als gelesen markiert" = erledigt. Dafür schalte ich die "Gelesen-Automatik" aus und mach das rein manuell (STRG + Q Outlook). Damit häufen sich in der Regel maximal bis zu ~20 Emails an. In Hochzeiten evtl auch mal 100. Dann läuft aber eben schon was falsch und ich zwinge mich dazu einen Schritt aus dem Kreuzfeuer zu gehen und den Scheiss abzuarbeiten.
*Wenn ich Zeit habe werden die Themen sofort (s. u.) bearbeitet
*Extrem dringende Themen werden sofort bearbeitet / ich nehme mir die Zeit.
*Sehr wichtige aber nicht dringende Themen kriegen einen Termin/Blocker
*Rest bleibt im Posteingang als ungelesen und wird nach und nach abgearbeitet.
*Teilweise "abarbeiten" mittels "Übertragung" in andere "Systeme" => confluence / action items
Sofort bearbeiten heißt bei mir sobald ich wieder mal Outlook aufmache (mach ich eh regelmäßig). Ich habe die Pop-Ups ausgestellt, damit ich mich besser auf meine Arbeit konzentrieren kann.
PS: Ja, mich nervt das Verhalten der Leute, die das teilweise als Indikator für ihre Wichtigkeit sehen wie viele ungelesene Emails sie haben. "Oh man, nur zwei Tage nicht im Office und schon 578 Emails. Lass uns lieber morgen reden." Leider sind davon 50% von unserem internen Facebook und sie sind einfach zu unfähig die Benachrichtigung vernünftig einzustellen.
Außerdem kann ich dann Premiummandanten noch farblich markieren und bevorzugt behandeln 
