Umgang Emailflut

Benrath

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Wir kennen wahrscheinlich alle das Problem der vielen Emails auf der Arbeit, vielleicht auch privat?
Was sind eure Strategien?

Arbeit: Outlook
Ich hab in der Inbox einen "To Do" Folder direkt im Eingang, in den ich Mails schiebe, die ich nicht direkt bearbeiten kann, aber die ich nachher schnell finden möchte.
Sonst hab ich noch 2-3 Themenverzeichnisse in die ich Sachen verschiebe, damit die auch einfacher beieinander liegen, wenn ich gucken will was da aktuell los ist.
Für paar regelmäßige Mails hab ich Regeln für Verzeichnisse eingerichtet.

Sonst lass ich einfach alles in der Inbox bzw. lösche direkt und verlasse mich auf die Suchfunktion.

Privat: Googlemail und die vorgegeben Kategorien und sonst nichts. Lösche quasi nie was.
 

parats'

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Bei der Arbeit halte ich es eigentlich recht simpel. Es gibt einen Posteingang für alles und dann 3-4 automatisierte Regeln um die täglichen E-Mails zum unit testing etc. pp. abzufangen. Große E-Mail-Ketten gibt es zudem nur noch selten. Teams und DevOps samt Pipelines regeln da eigentlich alles.
Privat habe ich GMail und lasse alles im Posteingang was noch irgendwie "offen" ist und der Rest wird wegsortiert.

Witzigerweise kann ich diesen Ordnerfetisch auf der Arbeit nicht nachvollziehen, halte es privat aber genau so. :ugly:
 

pinko

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Ich trenne strikt zwischen Privat- und Arbeitsmails, wobei es bei mir jobbedingt sehr zivil zugeht. Selten mal mehr als 10 Mails pro Tag. Bei Arbeitsmails hab ich auch OCD, da darf der "ungeöffnet"-Counter nie höher als 5 sein. Outlook brauch ich nicht, wir haben schulintern nen Mailserver mit eigenem Frontend.

Privat hab ich ne Haupt-Adresse für alles "Offizielle" und nen Haufen Schrott-Adressen für Accounts etc. Da herrscht mittlerweile mehr Chaos, als mir lieb ist. Aber hey, Bequemlichkeit und so. Ist jetzt auch zu spät, das noch irgendwie ordnen zu wollen. :ugly:
 
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Was sind eure Strategien?
Meine Strategie ist zu warten bis die Nummer fünfstellig wird. Dann erstell ich eine neue Datenbank (bei der ich mir ganz fest vornehme bei der Ordnung vorne mit dabeizubleiben) und vergesse dann einfach beim nächsten Systemwechsel die Alte aus den Backups mit rüberzuziehen.

1651854367362.png

Arbeitsaufwand quasi 0, und man hat immer Zugriff auf die letzten 1-2 Jahre Mails. :ugly:
 

Shihatsu

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Ich bin irgendwo bei 1500 ungelesenen Mails. Ordnungsversuche habe ich komplett aufgegeben.
 

Benrath

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Ungelesen emails hab ich in der inbox keine. Wenn die über Regeln weggehen dann schon.

Überhaupt kein Ordner und nix fände ich etwas extrem. Markierst du gar keine Mails?

Wie organisierst du dich sonst?
 

Shihatsu

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Ordner habe ich. Ich organisiere meine Arbeit abseits von der Mailflut. ToDo-Listen sind meine Bibel.
 

Das Schaf

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ich habe einen Posteingang. Alles was wichtig ist wird dadurch garantiert 5 mal an mich geschickt. Wenns unwichtig ist löst sich das problem von selbst.
 

Benrath

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Ordner habe ich. Ich organisiere meine Arbeit abseits von der Mailflut. ToDo-Listen sind meine Bibel.
Meinte tatsächlich auch Hashis aber ist ja offen für alle :)

Ich nutze quasi hauptsächlich OneNote und Listen dort. Keine Lust auf Zettel.

Wobei aus Faulheit auch einfach Entwürfe in Outlook.
 

Shihatsu

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Joa, genau so ists bei uns. ToDo Listen pro Projekt / Team / Einzelperson, mit Einblick vom Projektteam, Funktionsteam und Stellvertreter. Wer was wichtiges will muss mittels Aufgaben oder Annotations IN den Mails auf sich Aufmerksam machen. Oder eben anrufen. Mir scheint sheeperich und ich arbyten im selben Laden :ugly:
 
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Überhaupt kein Ordner und nix fände ich etwas extrem.
Ich habe schon Ordner mit Autosortierung für Dinge die man garantiert einfach zu tausenden löschen kann. Notification mails, 2-fa krams, etc.
Im Screenshot sind die halt eingeklappt.
Wie organisierst du dich sonst?
Wenn ich irgendwas bekomme was richtig wichtig ist und zügiger Abarbeit bedarf, dann mache ich es entweder sofort oder erstelle mir dafür nen Reminder im Kalender.
Wenn ich nur sichergehen muss, dass ich demnächst die Mail wiederfinde, mache ich in Thunderbird nen Stern davor.
Manchmal (heutzutage eher selten) mache ich auch nen Screenshot von ner Mail und pack den in meine Backup-akten, für so Dinge wie Keys oder Auftragsnummern; proof-of-purchase. Einfach weil ich weiß, dass das bei meinem Mailkontoverhalten sonst irgendwann verloren gehen würde. :ugly:
 
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Im Büro mit Outlook ist bei mir im Posteingang alles, was vorrangig bearbeitet werden muss (sofort + 24 - 72 Stunden).
Was länger als 72 Stunden Zeit hat kommt auf die ToDo-Liste mit Eingangsdatum + Frist die ich mir selbst setze + Frist Finanzamt/Mandant (das ist dann absolute Frist :ugly: )
Wenn eine Aufgabe erledigt ist oder auf der ToDo-Liste steht, kommt die Mail aus dem Posteingang raus in den jeweiligen Mandantenordner. Pro Mandant = 1 Ordner in Outlook.

Privat ist Chaos :ugly:
 

Das Schaf

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Im Büro mit Outlook ist bei mir im Posteingang alles, was vorrangig bearbeitet werden muss (sofort + 24 - 72 Stunden).
Was länger als 72 Stunden Zeit hat kommt auf die ToDo-Liste mit Eingangsdatum + Frist die ich mir selbst setze + Frist Finanzamt/Mandant (das ist dann absolute Frist :ugly: )
Wenn eine Aufgabe erledigt ist oder auf der ToDo-Liste steht, kommt die Mail aus dem Posteingang raus in den jeweiligen Mandantenordner. Pro Mandant = 1 Ordner in Outlook.

Privat ist Chaos :ugly:
Jetzt Mal ernsthaft:
Warum die Ordner?
Ich habe das Gefühl dass Ordner mehr Chaos stiften als sie irgendwas lösen.
Die Suchfunktion von Outlook ist so gut dass es mmn keinen Sinn ergibt Ordner zu pflegen
 
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Im Büro mit Outlook ist bei mir im Posteingang alles, was vorrangig bearbeitet werden muss (sofort + 24 - 72 Stunden).
Was länger als 72 Stunden Zeit hat kommt auf die ToDo-Liste mit Eingangsdatum + Frist die ich mir selbst setze + Frist Finanzamt/Mandant (das ist dann absolute Frist :ugly: )
Wenn eine Aufgabe erledigt ist oder auf der ToDo-Liste steht, kommt die Mail aus dem Posteingang raus in den jeweiligen Mandantenordner. Pro Mandant = 1 Ordner in Outlook.

Privat ist Chaos :ugly:
ToDo auf Papier?

Oder wie es sich gehört in Leetspech auf dem Tischrechner getippt und auf Thermopapier ausgedruckt? :ugly:

Jetzt Mal ernsthaft:
Warum die Ordner?
Ich habe das Gefühl dass Ordner mehr Chaos stiften als sie irgendwas lösen.
Die Suchfunktion von Outlook ist so gut dass es mmn keinen Sinn ergibt Ordner zu pflegen

Ich handhabe das ähnlich wie Raven: Posteingang für das akute/dringliche/aktuelle. Dann das Zeug in Projektordner archivieren. Hat für mich den Vorteil, dass ich von Zeit zu Zeit gesamte Projekte wegarchivieren kann. Ausserdem finde ich mich mit meinem Technikerhirn recht gut in einer Projekthistorie zurecht (Kunde hat mir doch irgendwann wärend der Konzeptphase diese Masszeichnung gemailt...). Meist finde ich Zeug sogar schneller als mit der SuFu (die übrigens wunderbar über Unterordner hinweg sucht), da ich doch einige Mails mit dem Anhang "Anlagenlayout" bunkere :ugly:
 

Das Schaf

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Ich denke mir halt auch so Leute wie raven haben ja nicht nur 10 Kunden. Dementsprechend viele"Ordner" .
Wenn ich das unsere Sekretärin anschaue die 222 Ordner hat weil sie genau so sortiert dann frag ich mich schon wie das aufgehen kann
 
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Ich denke mir halt auch so Leute wie raven haben ja nicht nur 10 Kunden. Dementsprechend viele"Ordner" .
Wenn ich das unsere Sekretärin anschaue die 222 Ordner hat weil sie genau so sortiert dann frag ich mich schon wie das aufgehen kann
Wie "aufgehen kann"? Du schubst die Mail beim Abarbeiten eben in den entsprechenden Ordner und gut ist. SuFu auf "Unterordner einbeziehen" bei Bedarf.
Zeitverlust marginal, würde ich sagen.
 
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Jetzt Mal ernsthaft:
Warum die Ordner?
Ich habe das Gefühl dass Ordner mehr Chaos stiften als sie irgendwas lösen.
Die Suchfunktion von Outlook ist so gut dass es mmn keinen Sinn ergibt Ordner zu pflegen
Wenn du zB 4 Mandanten "Schmidt" hast, die vier verschiedene Firmen sind, wird es per SuFu schwierig. Da bin ich schneller mit Archiv -> Mandanten -> Firma A

Zwischenschritt mit "Mandanten" ist übrigens tatsächlich nötig, weil ich mehr als 10 Mandanten habe und daher noch ne Unterstruktur habe mit "Mandanten / Inso"

Noch schlimmer ist es nämlich bei Inso-Fällen, wenn ich für den Insolvenzverwalter arbeite. Ich korrespondiere mit dem Insolvenzverwalter zu manchmal 15 Verfahren gleichzeitig. Da bin ich gezwungen nach Verfahren zu sortieren. Nur mit "Insolvenzverwalter xyz hat mir doch mal ... geschickt" komme ich mit SuFu nicht weiter :(

ToDo auf Papier?

Oder wie es sich gehört in Leetspech auf dem Tischrechner getippt und auf Thermopapier ausgedruckt? :ugly:

In Excel, damit ich nach Eingangsdatum, Frist Finanzamt und eigener Frist filtern kann :gosu: Außerdem kann ich dann Premiummandanten noch farblich markieren und bevorzugt behandeln :ugly:

Meist finde ich Zeug sogar schneller als mit der SuFu (die übrigens wunderbar über Unterordner hinweg sucht), da ich doch einige Mails mit dem Anhang "Anlagenlayout" bunkere :ugly:
Komisch, bei mir heißt der beliebteste Anhang "Vertrag" :ugly:

Da kann ich dann aber die MailStore-Suche im Archiv empfehlen. So viele Einstellungen, dass ich bisher immer noch alles gefunden habe, was ich gesucht hab :love:

Edith empfiehlt für ein schnelleres Ablegen übrigens die Funktion "in Ordner verschieben" in die Quick Steps aufzunehmen :D
 
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Kein Aktenzeichen oder so beim Insolvenzverwalter?
Bei den 4 Schmidts könntest du ja einfach nach Emailadresse suchen oder nach Senderdomäne zb (from:@schmidtfirma1.de).

Predige hier allerdings Wasser während ich Wein trinke, habe selber zu viele Ordner die mir auf den Sack gehen

Hat hier jmd. Vorschläge für ein vernünftiges Kanban-Board als to do Liste?
 
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Kein Aktenzeichen oder so beim Insolvenzverwalter?
Bei den 4 Schmidts könntest du ja einfach nach Emailadresse suchen oder nach Senderdomäne zb (from:@schmidtfirma1.de).
Da lässt mich dann leider oft mein Gedächtnis im Stich. Ich kann mir nicht ein einziges Aktenzeichen der Verfahren merken. Ich bin froh, wenn ich mir das zuständige Gericht des Verfahrens merken kann :ugly: Außerdem wird das Aktenzeichen in der internen Kommunikation mit dem Insolvenzverwalter kaum genutzt. Der kann sich die zum Glück auch nicht merken :D

Aber mit den Domänen stimmt schon, könnte man zumindest bei den "normalen" Mandanten auch arbeiten.
 

Das Schaf

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Kein Aktenzeichen oder so beim Insolvenzverwalter?
Bei den 4 Schmidts könntest du ja einfach nach Emailadresse suchen oder nach Senderdomäne zb (from:@schmidtfirma1.de).

Predige hier allerdings Wasser während ich Wein trinke, habe selber zu viele Ordner die mir auf den Sack gehen

Hat hier jmd. Vorschläge für ein vernünftiges Kanban-Board als to do Liste?
Nur meine Erfahrung aber ich finde kanban dazu irgendwie echt ungeeignet. Sobald mehr als 20 To-Dos da stehen ist das für mich unordentlicher als einfach ungeordnet in einer Liste/Posteingang
Wir haben wekan und Trello im Einsatz gehabt.

Fand ich beides für den Fall den wir versucht haben total ungeeignet
 
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Wer >1000 ungelesen Emails hat, hat die Kontrolle über sein Leben - ähm Postfach - verloren

Ich würde die Kollegen in 2 Sorten einteilen: 1) Hohes Management, die nur noch den Posteingang zum "Nachlesen" haben und dringende Kommunikation eigentlich nur noch per Telefon oder Instant-Messenger läuft. Da kann ichs nachvollziehen weil sie keine Kontrolle mehr drüber haben wer ihnen was schickt und sie mehr oder weniger nur noch Entscheidungstreffer sind, denen wichtige Informationen in Gremien noch mal vorgekaut werden b) "normale" Mitarbeiter / Projektleiter / unteres Management: da empfinde ich es als Versagen, weil die Email ein sinnvolles Kommunikationsmittel wäre, es aber bei diesen Kandidaten nicht mehr funktioniert und das für alle anderen Scheisse ist. Kombination aus Arroganz und Unfähigkeit. Warum?
*Man kann dafür sorgen, dass man nicht auf jeder Email landet - Themen und Entscheidungen tatsächlich delegieren und nicht weiterhin auf cc bleiben.
*Für Projekte andere Plattformen einfordern (confluence, wiki, mattermost, whatever)
*Automatisierte Emails (Prozesse, Reports,...) mit Regeln abfrühstücken
*Bei den wilden Email-Spammer der Firma / Abteilung für anderes Verhalten sorgen
*Email-Bearbeitungs-Zeitfenster einplanen
*Wenn man mehr Aufgaben rein bekommt als man mittelfristig abarbeiten kann, das an die Quelle / Chef zurückmelden und nicht einfach das Fass weiter überlaufen lassen

Natürlich setzt das voraus, dass man einen gewissen Gestaltungsspielraum hat und/oder von seinem Chef das bekommt. Aber wenn dem nicht so ist, würde ich auch nicht damit arbeiten wollen, da klar ist, dass viele Menschen (und damit ich) auf Dauer durch "mein Verhalten" frustriert werden.

Mit den oben genannten Punkten komme ich eigentlich super zurecht. Ich habe für wiederkehrende, spezielle Themen Regeln für Unterordner, der Rest bleibt im Posteingang. Dabei die eiserne Regel "als gelesen markiert" = erledigt. Dafür schalte ich die "Gelesen-Automatik" aus und mach das rein manuell (STRG + Q Outlook). Damit häufen sich in der Regel maximal bis zu ~20 Emails an. In Hochzeiten evtl auch mal 100. Dann läuft aber eben schon was falsch und ich zwinge mich dazu einen Schritt aus dem Kreuzfeuer zu gehen und den Scheiss abzuarbeiten.
*Wenn ich Zeit habe werden die Themen sofort (s. u.) bearbeitet
*Extrem dringende Themen werden sofort bearbeitet / ich nehme mir die Zeit.
*Sehr wichtige aber nicht dringende Themen kriegen einen Termin/Blocker
*Rest bleibt im Posteingang als ungelesen und wird nach und nach abgearbeitet.
*Teilweise "abarbeiten" mittels "Übertragung" in andere "Systeme" => confluence / action items


Sofort bearbeiten heißt bei mir sobald ich wieder mal Outlook aufmache (mach ich eh regelmäßig). Ich habe die Pop-Ups ausgestellt, damit ich mich besser auf meine Arbeit konzentrieren kann.


PS: Ja, mich nervt das Verhalten der Leute, die das teilweise als Indikator für ihre Wichtigkeit sehen wie viele ungelesene Emails sie haben. "Oh man, nur zwei Tage nicht im Office und schon 578 Emails. Lass uns lieber morgen reden." Leider sind davon 50% von unserem internen Facebook und sie sind einfach zu unfähig die Benachrichtigung vernünftig einzustellen.
 
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