Private Dokumentenverwaltung optimieren

[TheGreatEisen]

Scansnap ist genial. Ich habe zwei ix500 in der Kanzlei, wir führen keine Papierakten, alles geht über den Scansnap in die E-Akte.

https://www.bueromarkt-ag.de/scanner_fujitsu_scansnap_ix500,p-ix500.html

 

[parats']

Im Jahre 2018 noch E-Mails sortieren? Warum nicht alles in einem Ordner und dann SuFu benutzen? 1000x effizienter und zeitsparender.

Das war auch schon vor 10 Jahren effizienter. Ich habe noch nie die Menschen verstanden die ihre Arbeitszeit mit Emails sortieren verbracht haben. Unterordner werden nur für Regeln gebraucht, ansonsten bleibt alles schön im Eingang. Man muss nur wissen, was man such - selbst bei 50k+.

 

[Benrath]

Naja irgendwie würde ich meine Emails in Outlook eigentlich gerne taggen so wie das bei Gmail geht, das würde das suchen etwas strukturierter machen. Ich weiß ja nicht wie du nach 5-6 Monaten irgendwas findet möchtest, wenn du nur so grob weißt warum es ging und du dich nicht genau erinnern kannst von wem es kam.

Geht taggen bei Outlook? Is imho die einzige gute Lösung für das doppelte Kategorie Problem.

Ich bekomm schön häufiger Emails in denen es einfach z.B. um Treffen/Besprechung X geht aber gleichzeitig auch um Projekt Y

 

[ElBollo]

Scansnap ist genial. Ich habe zwei ix500 in der Kanzlei, wir führen keine Papierakten, alles geht über den Scansnap in die E-Akte.

https://www.bueromarkt-ag.de/scanner_fujitsu_scansnap_ix500,p-ix500.html

Wie kann ich mir das vorstellen? Ich habe das Gerät im Netzwerk, lege das Papier rein, er scannt automatisch, mach OCR drüber und legt den Scan dann in einem Ordner ab? Kann ich dann Verschlagworten und final ablegen?

Finanzamt ist ja auch nicht mehr so geil auf Originale wie früher... da wäre das schon die Investition wert.

Gibts das auch als mit Scanner/Drucker/Kopierer/Fax?

 

[TheGreatEisen]

Ich habe einen über USB an meiner Dockingstation hängen. Ich scanne alles erstmal in einen lokalen Ordner, wo ich erforderlichenfalls Anpassungen vornehme (mit pdf24).

Dann ziehe ich die Dokumente per Drag ans Drop in die Kanzlei Software. Der Scanner kann OCR, wir nutzen es aber nicht, da unsere Kanzlei Software alle gängigen Formate und Dateien indiziert und Volltextsuchfähig macht (im Hintergrund läuft Abby Finereader).

Wenn du einen Netzwerkfähigen Scanner mit den Leistungsdaten vom ix500 willst wird es recht schnell ziemlich teuer.

Der ScanSnap ist wirklich brutal gut. Duplex Scan, verschiedene Formate, Stapelscannung, er rückt Dokumente automatisch gerade bei schiefem Einzug usw.

edit: zum Thema „Originale“. Dieser Begriff verschwimmt zusehends. E-Mails (d.h. stellvertretend der Ausdruck derselben) sind inzwischen zulässige Urkunden des Urkundsprozesses. Ich versende alles elektronisch. Nur notarielle Dokumente, vollstreckbare Titel und Vollmachten lege ich im unterzeichneten Original ab. Rechnungen verschicke ich per Mail. Alte Mandanten verlangen teilweise noch komplette Kommunikation per Post. Zum Kotzen.

 

[ElBollo]

Besten Dank für den Einblick! Ich komme dann einfach mal zum Einscannen bei Dir vorbei. Ich bringen Bier mit. Deal?

 

[parats']

Naja irgendwie würde ich meine Emails in Outlook eigentlich gerne taggen so wie das bei Gmail geht, das würde das suchen etwas strukturierter machen. Ich weiß ja nicht wie du nach 5-6 Monaten irgendwas findet möchtest, wenn du nur so grob weißt warum es ging und du dich nicht genau erinnern kannst von wem es kam.

Geht taggen bei Outlook? Is imho die einzige gute Lösung für das doppelte Kategorie Problem.

Ich bekomm schön häufiger Emails in denen es einfach z.B. um Treffen/Besprechung X geht aber gleichzeitig auch um Projekt Y

Taggen im Sinne von kategorisieren oder eben zur Nachverfolgung markieren. Sinnvoll wäre maximal das erste. Ich hatte bei meinem alten Arbeitgeber knappe 65k in der Inbox aus ca. 8 Jahren. Komplett unsortiert, dafür aber bereinigt von so allgemeinen Scheiß. Ich hatte nie die Situation, dass ich etwas nicht mehr gefunden habe. Auch Jahre später. Hängt allerdings auch immer stark von Situationen ab.