Private Dokumentenverwaltung optimieren

[deleted_24196]

Im Laufe der Zeit haben sich doch einige Aktenordner mit privaten Unterlagen (Versicherungen, Rechnungen, Bank, Krankenkasse, ...) angesammelt. Im Moment habe ich ~10 Ordner und pro Ordner zwischen 2 und 10 Themen/Unternehmen. Neue Dokumente werden gelesen und landen dann auf einem Haufen. Alle 4-6 Monate setze ich mich hin und sortiere die Papiere in die Ordner und kotze über die Vielzahl der Ordner die ich rausholen muss. Ich hatte jetzt über eine Optimierung nachgedacht. Pro Jahr ein (kleiner/schmaler) Ordner, dann muss ich nur noch diesen rausholen um die neuen Dokumente einzusortieren. Nachteil ist dass wenn ich was bestimmtes suche, und das Jahr nicht mehr weiß, im schlimmsten Fall 3-4 Ordner durchsuchen muss. Hier kam mir jetzt wieder ne Idee: Dokumentenscanner
Einfach alles einscannen, Themenbezogen im Dateisystem ablegen und gut. Dort kann ich dann suchen (evtl. sogar durchsuchbare PDFs) und dann genau den Ordner rausholen den ich brauche. Ein Nachteil sind definitiv die Kosten. Ein vernünftiger Dokumentenscanner kostet ~400€. Leihweise ~40€ übers Wochenende (was man dann einmal im Jahr machen kann).

Wie geht ihr mit euren ganzen Ordnern um? Sortiert ihr nach Jahr oder nach Unternehmen bzw. Themen?

/edit
Ganz vergessen. Ab wann kann/sollte man alte Unterlagen entsorgen? Ich habe hier noch 10 Jahre Rechnungen von Vodafone bzw. Mannesmann rumfliegen. Die brauche ich nicht mehr. Ergo weg? Oder kann das später irgendwann mal wichtig sein/werden (warum auch immer)?

 

[piko]

ich hab für jedes jahr nen ordner. da landen dann alle dokumente nach bereich und eingangsdatum sortiert. ich versuche, neues zeug sofort einzusortieren, was auch mittlerweile recht gut gelingt. stapel sind der tod.

zu deinem edit: http://aufbewahrungsfristen.org/privat/

berufsbedingt ersticke ich eh in papier, hab jetzt nach 3/4 des schuljahres 7 ordner mit unterrichtsmaterial gefüllt.

 

[Syzygy]

Ich schmeiss den Großteil schlicht weg (Shredder oder Kamin). Seit locker 20 Jahren. Das gilt für Rechnungen die bezahlt sind genauso wie für irgendwelche Depotbestände oder Kontoauszüge oder Schreiben der Krankenkasse. Das kann man heute alles online nachsehen wenn man will und sich bei Bedarf ausdrucken. Das Einzige was ich aufhebe ist der Krempel den ich für die Steuer brauche, größere Rechnungen während der Garantiezeit und Vertragsunterlagen. Das Steuerzeug kommt alles in eine Kiste und die bekommt der Steuerberater. Wenn ich die Rückerstattung habe kommt die Kiste in den Keller und nach ein paar Jahren landet auch dieser Inhalt im Kamin. Rechnungen wo die Garantiezeit abgelaufen ist und Verträge die gekündigt und beglichen sind ebenfalls nach 'ner gewissen Zeit.

Ich hab maximale 4-5 Ordner für die ganze Familie, inkl. Autos, Haus, Hof, Kind, Vorsorgen etc.. Wenn ich sonst was brauche was da nicht drin ist ruf ich bei der entsprechenden Stelle an und lass mir 'ne Kopie schicken, hat bisher immer funktioniert. Die Firmen und Ämter mit denen Du interagiert haben ohnehin viel härtere Dokumenttions- und Aufbewahrungspflichten (und die Pflicht, Dir den Kram auszuhändigen wenn Du das möchtest), also wozu den Aufwand doppelt betreiben? Wenns Streit gibt, kannst Du sogar einklagen, dass man Dir den Kram schickt den Du brauchst.

 

[deleted_24196]

ich hab für jedes jahr nen ordner. da landen dann alle dokumente nach bereich und eingangsdatum sortiert.

Du mischt also nicht sondern hast wirklich für jedes Thema einen eigenen Abschnitt? Ich würde es dann eher so machen, dass ich nach Eingangsdatum fortlaufend sortiere. Egal ob Bausparkasse, Bank, Versicherung oder Arztrechnung. Hmm...

@Syzygy
Interessante Herangehensweise. Hab da aber immer Angst, dass Unterlagen verloren gehen. Klar, bei Rechnungen und so ist das nicht wirklich wichtig, aber bei allem was um Gesundheit, Rente bzw. allgemein Finanzen geht bleibe ich lieber bei meiner doppelten Aufbewahrung.

 

[piko]

Wenn ich nicht nach Themen sortiere, finde ich ja gar nix.

 

[deleted_24196]

Von den meisten Versicherungen und so bekommt man ja bloß eine Rechnung im Jahr. Und dafür dann einen eigenen Abschnitt? Oder bekommst du mehr Unterlagen als ich?

 

[piko]

privat versichert -> guter papierkrieg.

 

[Stirling]

Mal ne blöde Frage: wozu muss man Rechnungen von Versicherungen aufheben?

 

[deleted_24196]

Zuallererst fürs Finanzamt. Und dann evtl. auch um eine Versicherung nachweisen zu können.

 

[Btah]

Und dann evtl. auch um eine Versicherung nachweisen zu können.

Würde da nicht auch ein Kontoauszug reichen? Die können ja schlecht munter weiter Geld abbuchen, obwohl man angeblich nicht (mehr) versichert war.

 

[cyclonus]

Dafür gibt es doch einen Versicherungsschein. Alle weiteren Rechnungen sind da vollkommen irrelevant.

Ich habe letztens massiv reduziert. Habe nur noch einen dicken Ordner mit allem möglichen, einen Ordner für alles rund um die Wohnung und eine "Ablage" für aktuelle Sachen, die zeitnah irgendwann in den Müll können.

 

[deleted_24196]

Dafür gibt es doch einen Versicherungsschein.

Was meinst du mit Versicherungsschein? Ich habe meistens nur die Police und dann halt die jährlichen Rechnungen.

Würde da nicht auch ein Kontoauszug reichen?

Gute Frage. Habe mich damit noch nie wirklich auseinandergesetzt sondern einfach fleißig die Rechnungen weggeheftet.

 

[Stirling]

Die Rechnung sagt doch nur aus, dass man für eine Versicherung zahlen soll. Das ist ja nicht mal ne Quittung, wenn ich irgendjemanden meine Rechnung zeige, weiß der doch nicht, ob ich bezahlt habe? Und selbst wenn, müsste man dann doch nur die letzte Rechnung aufheben (fürs Finanzamt ebenso). Ansonsten halt das von cyclonus: muss man eine Versicherung (und deren abgedeckte Leistungen) vorweisen, nutzt man den Versicherungsschein und/oder den Vertrag.

Hebt ihr alle eure Gehaltsabrechnungen auf? Habe mir mal überlegt, dass es ja eigentlich reicht, die im laufenden Jahr zu behalten und sich ansonsten auf die Jahresabrechnung zu beschränken.

 

[Syzygy]

Ich heb mir die Gehaltsabrechnungen der letzten paar Jahre auf, weil die maßgeblich für meine Steuerrückerstattungen sind. Irgendwann kommen die aber auch weg und es bleiben nur die Jahresabrechnungen im Ordner.

Bei Versicherungen bleibt nur die Police und die letzte Rechnung im Ordner, alles davor fliegt weg.

 

[deleted_24196]

Meine Entgeltabrechnungen bekomme ich digital zur Verfügung gestellt, dementsprechend habe ich da keine Nachweise in den Ordnern.

 

[parats']

Wir selbst sortieren alles nach Thema und kommen auf 5 Ordner. Wobei ein guter Anteil an Unterlagen sicher weg kann und wenn ich so im Nachgang mal drüber Nachdenke sind sicher 80% unnötig und wurden noch nie gebraucht.

 

[MegaVolt]

Ich jage einfach alles durch einen schönen Scanner. Dann wird es digital gespeichert, da kommt es dann nach Themen sortiert in Ordner und Unterordner.
Den Papierkram packe ich dann einfach "nur" zeitlich sortiert in eine große Kiste. Immer von oben drauf, ganz einfach.
Wenn ich mal irgendwas brauche dann kann ich es erst in der Online-Aktensammlung suchen und wenn ich das Dokument habe steht das Datum dabei und dann finde ich es auch im Papierhaufen, falls aus irgendeinem Grund das Papier-Original gebraucht wird (was allerdings noch nie der Fall war).
Achja: Dateinamen immer mit Datum versehen

 

[Mackiavelli]

Wie kann man so blöd sein und nach Datum sortieren?

Bekloptter gehts ja kaum.

Jetzt kommt hier der super pro-Tip mit dem du alles innerhalb von einer Minute findest, fieldtestet:
Ordne nach Themen
Ein Ordner für Versicherungen, darin für jede Versicherung ein Kapitel und darin wiederrum legst du nach Datum ab.
Ein Ordner für Banken und Steuern, einer fürs Auto und die wieder schön unterteilt usw.
Du hast das System verstanden.

Morph das ist schon trollen auf höchstem Niveau, wer zahlt dir dafür die 5 €?

lol übrigens @ einscannen und dann das Original Papier trotzdem aufheben. Was ist daran der Sinn, ausser sich selbst Arbeit zu machen?

 

[deleted_24196]

@MV
Der Scanner kostet aber Geld...

@Macki
Einfache Auffindbarkeit dank Suchfunktion.

 

[n00dl]

ich machs auch so: ordner mit überthemen (z.b. versicherungen), dann unterthemen (KFZ), dann nach datum

alle paar jahre dann komplett neuen satz ordner und die alten irgendwo aufm dachboden.

finde das schon sehr sinnvoll, hab viele dinge nicht mehr im kopf. z.b.
*wann hab ich das gekauft/noch garantie?
*wieviel habe ich damals dort verdient?
*welchen schaden habe ich wo am auto von wem verursacht?
*zugangsdaten aller art

die attraktivste lösung wäre wirklich ein automatisches posteinscansystem, gibts ja auch als service, ist aber mir noch zu teuer.

 

[thecure82]

[x] alles wegwerfen.
Wenn man etwas braucht einfach im Kundenservice anrufen und sich wie der letzte Bauer aufführen. "HER MIT DEM DUPLIKAT ODER ICH KÜNDIGE!"

 

[Schico]

[x] alles wegwerfen.
Wenn man etwas braucht einfach im Kundenservice anrufen und sich wie der letzte Bauer aufführen. "HER MIT DEM DUPLIKAT ODER ICH KÜNDIGE!"

klappt besonders gut bei verwaltungsangelegenheiten

#reichsbürger

 

[MegaVolt]

@MV
Der Scanner kostet aber Geld...

Nicht, wenn man einen tollen im Büro stehen hat in den man einfach 'nen 100er Stapel Papierkram legen kann und der dann vollautomatisch perfekte PDFs draus macht
Aber ja, das ist wohl Luxus, mit einem mülligen privaten Scanner würde ich das auch nicht machen wollen.

lol übrigens @ einscannen und dann das Original Papier trotzdem aufheben. Was ist daran der Sinn, ausser sich selbst Arbeit zu machen?

1. Steuer. Da muss man die Originale aufheben.
2. Wenn die Sachen elektronisch nach Themen sortiert sind dann kann man den Papierkram ganz problemlos nach Datum sortieren: Man sucht elektronisch nach dem Thema, und wenn man für irgendwas doch mal das original braucht dann weiß man ja das exakte Datum (dank elektronisch) und findet es sofort im Stapel.
3. Der Stapel ist super einfach und macht fast keinen Mehraufwand, es ist ja nur eine große Papiermüllbox. Alles älter als 10 Jahre wird weggeworfen.

 

[Tür]

Nicht, wenn man einen tollen im Büro stehen hat in den man einfach 'nen 100er Stapel Papierkram legen kann und der dann vollautomatisch perfekte PDFs draus macht

du missbrauchst die materialen deines arbeitgebers. enjoy your abmahnung

 

[deleted_24196]

Nicht, wenn man einen tollen im Büro stehen hat in den man einfach 'nen 100er Stapel Papierkram legen kann und der dann vollautomatisch perfekte PDFs draus macht

Macht der Scanner aus den 100 Blatt dann 100 PDFs oder 1 PDF mit 100 Seiten? Wie verhält es sich bei doppelseitigen Schreiben? Werden die autom. erkannt oder musst du das manuell machen?

mit einem mülligen privaten Scanner würde ich das auch nicht machen wollen.

Deswegen ja die "Idee" einen entsprechenden Dokumentenscanner zu kaufen. Kostet halt 400€.

 

[parats']

Macht der Scanner aus den 100 Blatt dann 100 PDFs oder 1 PDF mit 100 Seiten? Wie verhält es sich bei doppelseitigen Schreiben? Werden die autom. erkannt oder musst du das manuell machen?

Es wird garantiert ein Dokument sein, welches sich mit Adobe sofort in 100 einzelne zerlegen lässt oder der super Scanner (wie bei mir auf der Arbeit) lässt sich einstellen.

Das vergeben von Dateinamen ist allerdings krampfig.

Durfte letztens für das Elterngeld knappe 60 Blatt dem Amt vorlegen, da sind solche Scanner bzw. Kopierer auf der Arbeit sehr praktisch.

 

[MegaVolt]

Bei Scannern mit Einzug kann man einseitig / doppelseitig einstellen. Automatisch erkennt er es leider nicht, d.h. ich sortiere entsprechend.
Es kommt ein großes PDF dabei heraus, das man aber ja unkompliziert zerlegen kann.
Dateinamen vergeben ist in der Tat lästig, aber alle wichtigen Dokumente immer direkt verfügbar zu haben ist schon ziemlich praktisch.
Es gibt auch Kopierläden, die meist solche Scanner haben und die man dann für wenig Geld nutzen kann. Alles, was sich so in 'nem Jahr an Papierkram angesammelt hat kann man dann mal eben schnell durchjagen und fertig.

 

[Benrath]

wenn du hier schon am optimieren bist, wieso nicht immer beidseitig. Ist dir dann doch egal, dass du zu viele leere Seiten hast.

 

[HERR 2FICKENDEHUNDE]

an die Wegschmeisser: es kann in dem unwahrscheinlichen Fall, dass ihr mal Rente bekommt, passieren, dass eure Rente kleiner Ausfällt als sie könnte, wenn ihr keine Belege z.B. über Ausbildungen oder Nebentätigkeiten habt. Ist bei uns in der Familie vor einiger Zeit erst passiert. Kein Beleg keine Berücksichtigung bei der Rente und das völlig unabhängig von euren eingezahlten Beiträgen.

 

[thecure82]

Du glaubst du bekommst Rente?

 

[Syzygy]

an die Wegschmeisser: es kann in dem unwahrscheinlichen Fall, dass ihr mal Rente bekommt, passieren, dass eure Rente kleiner Ausfällt als sie könnte, wenn ihr keine Belege z.B. über Ausbildungen oder Nebentätigkeiten habt. Ist bei uns in der Familie vor einiger Zeit erst passiert. Kein Beleg keine Berücksichtigung bei der Rente und das völlig unabhängig von euren eingezahlten Beiträgen.

Ja, aber auch da reichen ja z.B. die Jahresgehaltsabrechnungen und das Abschlusszeugnis/Entlassungszeugnis, denn da steht ja drauf von-bis gearbeitet, Rentenbeitrag x abgeführt, Angestellt bei, gearbeitet als, etc. pp.. Da muss man nicht von der Bewerbung bis zum Vertrag, der Kündigung und den Dienstvereinbarungen jeden Scheiss aufheben. Man sollte schon Prioritäten setzen können. Wer das nicht kann, muss halt alles aufheben. -_-

 

[deleted_24196]

Habe jetzt übrigens umgerüstet. Weg von den Ordnern hin zu Hängeregistern.

2 Stück davon

und 30 Stück davon

Ab ins IKEA Kallax, fertig.

 

[parats']

Nächste Haltestelle Finanzamt.

 

[ElBollo]

Wie kann man so blöd sein und nach Datum sortieren?

Bekloptter gehts ja kaum.

Jetzt kommt hier der super pro-Tip mit dem du alles innerhalb von einer Minute findest, fieldtestet:
Ordne nach Themen
Ein Ordner für Versicherungen, darin für jede Versicherung ein Kapitel und darin wiederrum legst du nach Datum ab.
Ein Ordner für Banken und Steuern, einer fürs Auto und die wieder schön unterteilt usw.
Du hast das System verstanden.

Morph das ist schon trollen auf höchstem Niveau, wer zahlt dir dafür die 5 €?

lol übrigens @ einscannen und dann das Original Papier trotzdem aufheben. Was ist daran der Sinn, ausser sich selbst Arbeit zu machen?

Kopierst Du dann Dokumente die Du in zwei Themen brauchst oder machst Dir einen Platzhalter? Zum Beispiel (Auto-)Versicherungen und Steuer?

Finde das Sortieren nach Datum gar nicht so blöd. Digital mit Verschlagwortung sowieso, aber auch in den Ordnern hilft es den Sortieraufwand gering zu halten. Und ordentlich gemacht ist der Suchaufwand, solange man nicht kiloweise Papier zum einsortieren im Monat bekommt, auch noch überschaubar. Wann ungefähr etwas war findet man doch immer schnell raus.

Mache das bei meinen beruflichen Ordnern nur noch so. Es spart Unmengen von Zeit beim Ablegen und meist braucht man es ja nicht mehr. Wenn doch muss man halt etwas suchen, aber das hält sich im Rahmen.

Digitalisierung wäre allerdings auch mein Favorit. Wenn meine Scanner, Drucker-Kombo mal endlich die Grätsche macht werde ich mich da mal eingängiger mit Beschäftigen.

@Morph: welches Gerät für 400 hast Du Dir denn ausgeschaut?

 

[Benrath]

Also ich würde schon nach Kategorie und dann erst Datum ablegen. Klar gibt's die Fälle, dass du nicht mehr sicher weißt, ob das Dokument in Kat A oder B fällt, aber dann musst du dich auch nur durch 2 kürzere Ordner quälen.

Generell geht mir das aber mit den sortieren nach Kategorien und Themen mehr bei Emails auf den Keks. Hab da auch noch keine wirklich gute Lösung gefunden und muss dann manchmal auch eher nach Datum suchen.

 

[evacuate_the_dancefloor]

Im Jahre 2018 noch E-Mails sortieren? Warum nicht alles in einem Ordner und dann SuFu benutzen? 1000x effizienter und zeitsparender.

 

[ElBollo]

Im Jahre 2018 noch E-Mails sortieren? Warum nicht alles in einem Ordner und dann SuFu benutzen? 1000x effizienter und zeitsparender.

So schauts aus, wobei ich schon noch mehrere Ordner habe aber dann halt über alle Ordner suche.

 

[Benrath]

Jo ich liebe auch die Suchfunktion, aber ich lege bestimmte Sachen so in etwa 5-6 Ordner ab, um etwas besser den Überblick zu halten. Ich brauche auch keinen leeren Eingangsordner.

 

[deleted_24196]

@Morph: welches Gerät für 400 hast Du Dir denn ausgeschaut?

Dieses hier; Fujitsu ScanSnap S1500; aufgrund dieses Artikels: http://stadt-bremerhaven.de/papierloses-buero-ich-habe-es-fast-geschafft/

Der ScanSnap 1500 kostet jetzt jedoch >600€, wird wahrscheinlich nicht mehr hergestellt. Habe mich ja aber dagegen entschieden, kostet einfach zu viel Geld und so viele Unterlagen habe ich jetzt auch nicht. Bin mit meiner Billiglösung und den Hängeregistern sehr sehr zufrieden.

 

[evacuate_the_dancefloor]

Gibt noch andere ScanSnap für 150 euro. Klein und Handlich. Du bist einmalig zwei Nachmittage dran alle deine Dokumente einzuscannen. Danach hast du aber Ruhe.