Hallo
Ich bin selber Organisator, und veranstalte regelmäßig Events für bis zu 2.000 Leuten, und hab natürlich auch im kleinem Bereich viel Erfahrung. Demnach ist mein kleiner Rat sehr Wichtig für dich und warscheinlich wesentlich mehr Wert als der Rest ( nicht boes gemeint, aber ich will verhindern dass der junge Mann nicht schon bei seinem ersten Versuch Sprichwoertlich auf die Fresse fällt)
1. Schreib dir ein Grund-Konzept zusammen -> Wann Wo Mit Wem Womit Ideen Zielgruppe, Infrastruktur, Programm, Ablauf, Sicherheit ect ect ZEITplan nicht vergessen! Vorbereitung, Aufbau, Abbau, Event, Nachhinein!
2. Versuch dir vorerst eine allgemeine Kostenrechnung zusammenzustellen. Da sind SEHR VIELE Punkte zu beachten.. nicht nur die Deko, Halle, Werbung, Miete, Spesen, und so ein Zeug.
Halle
Bands
Anlage
Security
Werbung
Sonstiges (Infrastruktur, Deko evtl Schäden, Versicherungen und vieles mehr)
Abgaben (!)
3. Informier dich! Informier dich über alle Abgaben, und über alle Spesen, über alle Einschräkungen bzw genehmigungen, du fliegst sehr schnell auf die Fresse wenn du dies nicht tust!! Gemeindeamt (für Genehmigungen und für Anmeldung und Polizei (für Behoerdliches Sicherheit und Schutz) sollten auf alle fälle abgegrast werden bzw MÜSSEN sogar. Du wirst auf sachen Stoßen die du nichtmal gekannt hast aber auf die es sehr ankommt ob deine Feier ein Erfolg wird.
4. Team erweitern - Sofern du kein Rückrat hast, wirds Zeit, Personal zu organ, und in erster Linie gehts yetzt mal um die Vorarbeit. Bei einer kleinen Party brauchst du wenigstens 3 Haupthelfer auf die du dich 100% verlassen kannst.
5. Los gehts - Wenn du dir sicher bist du hast alles gecheckt und es sind keine Lücken mehr wegen denen du dann im Nachhinein auf die Fresse fliegst, leg mal los und halte dich an dein Konzept. Schau das du ne passende Location findest, und mach ein paar Besichtigungstermine aus. Diese sind wesentlich um die Raumeinteilung und die Beschallung festlegen zu koennen!!
6. Bands und Anlage buchen, vergleich angebote, die Bands sind zu drücken, sie fahren immer hoeher an als realistisch ist.
7. Security buchen, evtl gleich mal nach internem Personal suchen "Ordnungshüter" ein paar Freunde auf die du dich verlassen kannst.
8. Werbung machen, flyern, Internet, Plakate udg. Sei kreativ, ye ausgefallener desto besser. Dies bezieht sich nicht aufs Design sondern auf die werbeformen. Design schlicht halten, ich hab hier einen Flyer von einer Feier von mir, der meiner Meinung nach sehr gut ist ->
http://www.szene1.at/user/HoundZ/foto/27212431
9. Einplanung der Location, Gestaltung und Aufbau, rechne bei einer 100 Leute feier mit 10 Leute die dir beim Aufbau helfen (Anlagenaufbau nicht mitgerechnet) müssen. Abbau auch nicht vergessen!! Dies ist ganz wichtig, da eben meistens nachdem die Feier vorbei ist, keiner mehr lust/Zeit hat, daher schon fix leute einplanen!
10. Durchführung der Feier. Achte auf Personal und Sicherheit, du bist nur mehr Ansprechpartner von deinen "Adjutanten".
Schlaf dich vorher gut aus, yede Entscheidung ist Wichtig, und die Falsche koennte fatale Folgen haben!! Dieses Business ist eins der härtesten überhaupt!! und ist vor allem voller Gefahren, darum gehen auch so viele Eventfirmen sehr bald in Konkurs weil sie sich nicht auf den ganzen Ausmaß konzentrieren und nur auf das Wesentliche! Auf wenn deine Party sehr klein ist, unterschätz die Aufgabe nicht, hol dir lieber ein paar Secus mehr als du Vorgeschrieben bekommst, bei 100 Leuten würde ich 3 Profis und 3-4 Freunde empfehlen, da stimmt das Preis-Leistungsverhältnis und du bist auf der "Sicheren Seite".
Bezüglich deinen Fragen: Fahr zum Gemeindeamt, und erkundige dich bezüglich Locations Beachte meine Punkte sehr genau und verarsch die Justiz nicht, ansonsten kanns passieren das die dich ordentlich Ficken.
Das wird sich für dich alles sehr Extrem anhoeren, in wahrheit is es aber noch ne Unterteibung, und auf deine bescheidenen Maßstäbe angesetzt.
Ich hab auch mit ner 200er Party angefangen, als totaler Newbie, aber es war machbar. Und mit meinen Hinweisen schafffst du es locker! Du kannst mich gerne ausfragen ich steh dir zur Verfügung.
Wegen Getränke, kauf auf Kommission, dann kann nichts schief laufen, auch wenns etwas täurer ist, bringt sichs was.
Bei den Getränken pass auf das die Packungen unbeschädigt bleiben, ansonsten kanns sein das sie die Getränke nicht zurücknehmen!
erstell auch ein vernünftiges Schanksystem, ein Rad - sprich - Einer beim Kühlwaagen / Kühlraum der Buch führt, einer der die Bars versorgt, einer der die Bars Kontrolliert und mitschreibt, einer der Zwischenrechnet und dann Abrechnet. Besonders der Geld in der Hand hat sollte SEHR Vertrauenswürdig sein, am besten direkt aus der Familie!
Es gibt noch massig Dinge die wesentlich sind nur ist das immer individuell und demnach musst du mehr oder weniger auf ein paar dinge selber draufkommen.
BTW. Ein Security darf nicht mehr als 70-80 € die Nacht kosten? Wow, link der Firma bitte.. wenn das profis sind und über ne Firma läuft (wesenltich für Finanzamt) dann werde ich nie wieder andere nehmen!
LG & gutes gelingen, am besten du schreibst mir ne PM, um mehr zu erfahren, dies war wie gesagt nur die Spitze des Eisbers
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