MS Access-Hilfe gesucht (für Entwicklungshilfe in Indien :D)

[Brzelius]

Hallo,
ich bin grade mit 3 Kommilitonen auf Famulatur in einem christlichen Missionskrankenhaus (Duncan Hospital) in Indien, Bihar, Raxaul, so ziemlich dem absoluten Arsch von Indien und der Welt. Ist aber sehr interessant und die Leute sind auch gut drauf, und so bin ich schon seit ner Weile damit beschäftigt, nebenher z.B. verbesserte Excel-Tabellen für die Administration zu erstellen und kleine Flashprogramme für die Berechnung von gestational stage und expected delivery date aus last menstrual period und so Zeug.

Für Shanti, die hier die Aufgabe hat, alle Daten der einzelnen Departments für jeden Tag zu sammeln, auszuwerten und Reports an die Verwaltung weiterzugeben, möchte ich jetzt eine Access-Datenbank machen, die die ganze Sache soweit möglich fokussiert und automatisiert. Bisher hat sie alles in einzelnen Excel-Tabellen und Word-Dokumenten aufgeschrieben und viel mit dem Taschenrechner ausgerechnet... vorn paar Wochen hatte sie einen Virus auf dem Rechner und alle Tabellen usw. gingen verloren, deshalb mach ich jetzt gern für sie die vergleichsweise aufwendige Aufgabe, eine komplette Access-Datenbank zu erstellen, in der alles notwendige drin ist.

Ich hab schon ein paar Tage drangesessen und vor allem Hilfedateien gelesen, da ich noch nie richtig mit MS Access gearbeitet habe und inzwischen schonmal alle notwendigen Tabellen mit Feldern angelegt, die wenigen möglichen Beziehungen hergestellt und halbwegs kapiert, wie Querys (Abfragen), Forms (Formulare) und Reports (Berichte) hier so funktionieren.

Jetzt sind wir leider nur noch bis Sonntag Abend da (also noch zweieinhalb Tage) und ich befürchte, dass ich nicht mehr fertig werde, bevor wir zurückreisen. Hilfe von euch wäre also sehr willkommen.

Meine Datenbank sieht bis jetzt so aus:

Geplant ist die Sache etwa so (wenn mans verstehen kann): blub.
Im Prinzip sind es viele Abteilungen, für die jeweils der Primärschlüssel das Datum ist, da jeden Tag viele, viele Zahlen eingetragen werden müssen, die man nachher zu Reports verwurstet. D.h. zu jedem Datum muss es einen Datensatz geben.

Allgemeine Tips, gute, schlanke Seiten etc. zu Access (denn hier hab ich leider kein Access-Buch, die Access-Hilfe ist teilweise extrem umständlich geschrieben und wenig nützlich und verständlich und das Inet ist extrem langsam) sind genauso willkommen wie ein paar Problemlösungen:

• Wenn ich in einem Formular ein Datum eingeben will, das in der Tabelle schon existiert, bringt Access nur eine Fehlermeldung, dass es das Datum nicht doppelt geben kann. Wie bring ich es hin, dass dieser Datensatz überschrieben wird statt versucht wird, ihn doppelt anzulegen?
• Wie bring ich Access dazu, dass es z.B. in einem Report die Zeilen nicht nach dem Anfangsbuchstabe des Monats sortiert, sondern gescheit? Also statt Februar, Januar, März gescheit Januar, Februar, März.
• Kann ichs mit vertretbarem Aufwand so hinkriegen, dass gleich beim Öffnen der Datenbank so eine Art grundlegendes User Interface präsentiert wird, in dem Sinn: Es erscheint ein Fensterchen, in dem ein paar Knöpfe sind, die man drücken kann. Ein Knopf gibt einen Komplettreport für einen auszusuchenden Monat aus, ein Knopf öffnet ein Formular, in dem man die OP Statistics eingeben kann, einer ein Formular, in dem man die IP Statistics für Department 1 eingeben kann usw?
• Wie kriege ich überhaupt einen Report dazu, dass man man den gewünschten Monat eingeben kann und dann der Report für diesen Monat berechnet und ausgegeben wird anstatt einem festgelegten Report für alle Monate oder für einen bestimmten?
• weitere Probleme schreib ich hier rein, sobald ich beim Rumprobieren drauf stoße.

Wenn jemand die Lösung für eins (oder mehrere, aber lieber eins schnell als mehrere in 2 Tagen ) dieser Probleme hat, zögert nicht, sie gleich zu posten, damit ichs schnellstmöglich ausprobieren kann und evtl. Rückfragen stellen.
Wenn jemand ganz entschlossen ist und gleich ein Formular oder Report selber schreiben will, kann ich auch gern die ganze Datenbankdatei verschicken, sind weniger als 900KB.

Vielen Dank, ihr helft damit den armen, hungernden und wenig technisch versierten Indern hier und einem armen, hungernden und Access-unerfahrenen Medizinstudenten
MfG,

Brezel


P.S.: Wenn jemand gern ein paar Bilderchen von hier sehen würde, kann ich eine eMail mit Foddos zuschicken.

P.P.S.: Zeitverschiebung ist 3,5 Stunden, bei mir is 22 Uhr, wenn in Deutschland 18:30 Uhr ist.

 

[Brzelius]

Ich wäre unglaublich glücklich, wenn sich jemand bei mir über Beitrag, PM oder eMail melden könnte (brzelius@gmx.de). Jemand, der sich wenigstens ein bisschen mit Access / Visual Basic auskennt und den ich ein paar schnelle, präzise Fragen fragen könnte.

 

[aMrio]

vom rein kurzen überfliegen her bin ich der ansicht, daß das nicht in 2 tagen schaffbar ist weil
a) fremde sich viel zu tief einarbeiten müssten
b) du sehr seltsame verknüpfungen und keys gebastelt hast

imho würde es dir gar nichts bringen wenn man dir bei kleinen teilproblemen hilft da das große ganze so nie funktionieren wird. aber ich bin auch absolut kein access profi, ich vermute das nur so.

ich schreib aber trotzdem kurz was zu deinem problem mit neuem datum:
das liegt daran, daß du datum als einzigen key in vielen tabellen definiert hast, und wenn du für dasselbe datum noch einen eintrag machen willst geht das dann eben nicht. entweder machst du in jeder dieser tabellen noch ein ID feld als schlüssel oder du benutzt einen mehrfachen schlüssel, also aus datum und mindestens einem weiteren feld. dieser mehrfache schlüssel hat jedoch nur dann einen sinn, wenn du absolut sicher bist, daß er auf jeden fall eineindeutig ist. daß also beispielsweise je tag / patient nur ein einziger eintrag in diese tabelle kommt (sofern es eine tabelle mit tag / patient feldern gibt).

und wegen der sortierung:
access sortiert halt (wie alle anderen db programme) entweder numerisch oder alphanumerisch, entweder aufsteigend oder absteigend. wenn du aber den ausgeschriebenen monatsnamen unbedingt im report haben willst mußt du ein weiteres feld in die tabellen einfügen, und zwar das für die monatszahl. nach der kannst du dann sortieren, gibst sie aber einfach nicht aus.
noch sinnvoller ist es in so einem fall, eine weitere kleine relation einzubauen: eine tabelle mit nur 01 - januar, 02 - februar usw usf, und dann bei eingaben überall nur die monatszahl zu verlangen und die bei der ausgabe einfach umsetzen in den namen.
oder du machst direkt ein komplettes feld vom format "date" und sortierst dann danach ..

ok, ich schreib noch etwas mehr von meinem access halbwissen
du wolltest ja, daß nach dem öffnen der access datenbank dem user ein interface präsentiert wird, wo er gar nicht die tabellen sieht, sondern nur wählen kann zwischen deinen formularen (zum ändern) und den berichten. ka ob das geht, aber man kann auf jeden fall eine andere lösung machen. ich kann dir jedoch nur sagen wie das auf deutsch geht ~~
du klickst in der db ansicht links auf "seiten" (unter berichte) und erstellst unter verwendung des assistenten eine neue .html seite welche zu ansicht und pflege einer bestehenden tabelle genutzt werden kann. dabei werden automatisch alle von dir erstellten gültigkeitsregeln übernommen afaik. diese seite .html kann extern jedoch nur bearbeitet werden, wenn die db in access geschlossen ist. geht recht fix zu erstellen sowas, kannst ja mal rumprobieren. wenn du nun für jede dieser tabellen so eine seite erstellst dann könntest du von hand eine weitere .html seite basteln von welcher aus der user die pflegeseiten öffnen kann. dadurch kann dir keiner in der db rumpfuschen und das sollten nach kurzer einweisung auch leute schaffen die sich nicht mit access auskennen.

allerdings sind 2 tage halt wirklich sehr wenig zeit um deine tabellen aufzuräumen, die beziehungen zu ordnen und die berichte hinzubekommen, zumal du das dann ja noch gar nicht getestet hast. es gibt kein fehlerfreies projekt, d.h. du kannst davon ausgehen daß die user das dann entweder nie nutzen werden oder du auch nach der abreise noch via email mit denen in kontakt stehen mußt um verbesserungen vorzunehmen. außerdem solltest du noch ein kleines manual schreiben wenn alles fertig ist.

 

[Brzelius]

Also mir fehlt jetzt im Prinzip nur noch der Report, der alle Queries zusammenfasst, und das ist leider das Komplizierteste.
Tief einarbeiten müsste sich eigentlich niemand, man muss ja nur die Daten in die Forms eingeben, kann sich die Ergebnisse in den Querys oder halt im Report anschauen, das ist doch schon alles.
Die "seltsamen" Verknüpfungen und Keys kommen daher, dass die Daten einfach keine Verknüpfungen haben. Und das Datum kann ich in fast allen Tabellen gut als Key nehmen, weil es pro Datum nur einen einzigen Datensatz geben soll, das ist so gedacht. Ich gebe ja nicht jeden Patienten ein, der an dem Datum in diese Abteilung geht, sondern nur die Nummer an Patienten für dieses Datum.

Das mit der .html-Seite kann ich mal ausprobieren, wenn mir die Zeit noch langt, jetzt müsste ich halt erstmal den Report noch fertigkriegen... Access weigert sich bislang, meine ganzen Queries in einem Report zu konzentrieren.
Außerdem muss ich noch irgendwie rausfinden, wie man einen Monat angeben kann... najo.